Direttorat Servizzi Korporattivi

Direttur, Servizzi Korporattivi
 
Mr Victor Grech
Ministeru għall-Affarijiet Barranin,
331, Allied House
St. Paul Street,
Valletta - VLT 1211
Tel: (+356) 2204 2265
Fax: (+356) 21 237 020
E-mail:  dcs.mfa@gov.mt
 
Direttorat tas-Servizzi Korporattivi
Id-Direttorat tas-Servizzi Korporattivi huwa responsabbli mill-amministrazzjoni, Riżorsi Umani, Finanzi u joffri funzjoni ta’ support ġenerali lill-Ministeru għall-Affarijiet Barranin.
 
Riżorsi Umani u Support Services
Is-Sezzjoni tar-Riżorsi Umani tmexxi l-funzjoni tar-riżorsi umani tal-Ministeru.  Din is-sezzjoni tieħu ħsieb toħroġ ittri tal-ħatra, tieħu ħsieb il-Performance Management Programme tal-uffiċjali u żżomm lista aġġornata tal-impjegati.  L-uffiċjali f’din is-sezzjoni huma mibgħuta korsijiet regolarment sabiex dawn iżommu ruħhom aġġornati mal-aħħar żviluppi fil-qasam.
 
Registry
Is-sezzjoni tar-Registry hija l-gwardjana tal-files tal-Ministeru.  Din hija wkoll maqsuma fi tnejn – Confidential Registry u Open Registry.  Il-Confidential Registry tieħu ħsieb files li mhumiex għal ċirkolazzjoni wiesgħa.  Dawn jinkludu files sigrieti.  Din ir-registry iżżomm ukoll ftehim/kuntratti iffirmati minn Malta matul is-snin.  L-uffiċjali li jaħdmu f’din is-sezzjoni jimmaniġġjaw ukoll korrispondenza sigrieta.  L-Open Registry tieħu ħsieb files ġenerali liema files jistgħu jiġu iċċirkolati mal-uffiċjali kollha tal-Ministeru.  Dawn ir-Registries jinsabu f’żewġ postijiet, ġewwa Palazzo Parisio u d-Direttorat tas-Servizzi Korporattivi.  Ir-Registry ġewwa Palazzo Parisio hija maqsuma wkoll f’sezzjonijiet li jaqdu lill-Protocol, Relazzjonijiet Bilaterali u Affarijiet Multilaterali.
 
Finanzi
Is-Sezzjoni tal-Finanzi hija maqsuma kif ġej:
1.      Is-sezzjoni tal-Accounts tal-Head Office li timmaniġġja l-baġit tal-Head Office. 
 
2.      Is-sezzjoni tal-Missions Accounts hija responsabbli mill-awditjar tal-accounts tal-Ambaxxati.

3.      Is-Sezzjoni tax-Xiri hija responsabbli għat-tfassil u l-implementazzjoni ta’ proċessi ta’ xiri li jwasslu għall-ħolqien ta’ kuntratt għal xiri ta’ affarijiet, servizzi jew xogħolijiet hekk kif iddettat mill-Liġijiet Nazzjonali tax-Xiri kif ukoll hekk kif iddettat minn ċirkolarijiet oħra.  Dawn tal-aħħar jistgħu ikunu struzzjonijiet mid-Dipartiment tal-Kuntratti jew Dipartimenti oħra responsabbli mill-Green Public Procurement.  Il-proċess ta’ xiri jibda’ permezz ta’ talba bil-miktub għal xiri liema document jinkludi dettalji ta’ min qed jitlob dan ix-xiri, karatteristiċi tal-oġġett jew servizz jew xogħol, kif ukoll stima ta’ kemm se jiġi jiswa dan il-proġett.  It-taqsima tax-xiri tassigura li hemm il-fondi neċessarji għal dan il-proġett.  Ladarba jispiċċa dan il-proċess, jibda proċess ieħor ta’ xiri skont kif inhu meħtieġ abbażi tal-istima.  Dan il-proċess jinkludi ġbir ta’ stimi jew publikazzjoni ta’ offerti minn tender skont il-ħtieġa. 
 
Stores
Is-Sezzjoni tal-iStores tieħu ħsieb l-istokk li jintuża fil-ġranet ta’ kuljum fil-Ministeru għall-Affarijiet Barranin.  Din is-sezzjoni timmaniġġja wkoll il-fuel tal-karozzi tal-Ministeru billi tissuplixxi vouchers għall-fuel, tikkordina wkoll il-manutenzjoni u t-tiswijiet tal-vetturi.  Din is-sezzjoni iżżomm ukoll stokk ta’ bnadar tal-pajjiżi kollha.  Dawn jintużaw l-iktar għal konferenzi, biex jiġu mtella’ f’postijiet madwar Malta meta xi dinjitarju minn barra minn Malta (ez President jew Prim Ministru) jżur lil pajjiżna.  Dawn il-bnadar jistgħu ukoll jiġu mikrija minn individwi jew organiżżazzjonijiet għal ħlas minimu. 
Id-Direttorat tas-Servizzi Korporattivi jikkontrolla l-infieq tal-Ministeru kif ukoll jagħti suġġerimenti lid-direttorati tal-Ministeru.  Funzjoni important ta’ dan id-direttorat huwa li ta’ kull sena jfassal il-baġit meħtieġ.
 
Assistant Direttur, Riżorsi Umani u Support Services
 
Mr Mark Anthony Bezzina
Ministeru għall-Affarijiet Barranin,
331, Allied House
St. Paul Street,
Valletta - VLT 1211
Tel: (+356) 2204 2289
Fax: (+356) 21 237 020
 
Sezzjoni tar-Riżorsi Umani u Support Services
Is-sezzjoni tar-Riżorsi Umani hija s-sezzjoni ċentrali fuq dak li għandu x’jaqsam ma riżorsi umani, kemm f’Malta kif ukoll għal dawk l-uffiċjali li jinsabu jaħdmu ġewwa l-ambaxxati ta’ Malta, u dan jinkludi il-proċess li ġej:-
 
1.   Tħejjija tal-abbozz ta’ sejħiet għall-applikazzjonijiet li ġew approvati fil-capacity building sabiex jimtlew postijiet/pożizzjonijiet vakanti fil-Ministeru u tittieħed l-azzjoni meħtieġa sakemm il-proċess jiġi ffinaliżżat meta jinħarġu l-appointments/kuntratti.
2.  Iż-żamma ta’ records dwar il-promozzjonijiet, progressions, estensjonijiet ta’ kuntratti u żidiet fis-salarju (increments) tal-uffiċjali kollha fil-Ministeru skont il-proċeduri kollha fil-Public Service Management Code (PSMC).
3.      L-ipproċessar tas-salarji inklużi l-aġġustamenti li jkunu meħtieġa.
4.      Iż-żamma ta’ records dwar Vacation Leave/Home Leave u Sick Leave tal-uffiċjali kollha tal-Ministeru.
5.    Iż-zamma ta’ records tal-uffiċjali kollha li jibbenefikaw minn miżuri favur il-familja sabiex jiġi aċċertat illi l-proċedura korretta qegħda tiġi mplementata speċjalment fejn jidħlu estensjonijiet jew twaqqif tal-benefiċċji. 
6.      Moniteraġġ ta’ moviment ta’ ħaddiema u ż-żamma ta’ database b’informazzjoni personali tal-uffiċjali kollha fil-Ministeru.  Din tiġi aġġornata regolarment kull xahar.
7.      Moniteraġġ ta’ kull reklutaġġ u estensjoni ta’ kuntratti tal-Locally Engaged Personnel.
8.      Servizz t’assistenza lill uffiċjali li jiġu posted barra minn Malta, f’dawk li huma arranġamenti loġistiċi skont il-Conditions of Service u follow-up neċessarji.
9.  L-Amministrazzjoni ta’ xogħol li għandu x’jaqsam ma’ miżuri ta’ dixxiplina skont l-istruzzjonijiet li jiġu mingħand il-kap tad-dipartiment u tittieħed azzjoni dixxiplinarja immedjata skont il-PSMC.
10. It-tqassim ta’ ċirkolarijiet maħruġa mill-PAHRO, Dipartimenti/ EEAS / SNE lill-uffiċjali li jaħdmu fil-Ministeru għall-Affarijiet Barranin, kemm Malta, kif ukoll barra minn Malta u uffiċjali fuq unpaid leave.
11. Il-koordinazzjoni tar-Registries.
12. Sorveljanza tas-servizz ta’ support għall-istaff kollu inkluż il-minor staff.
 
Assistent Direttur, Immaniġjar Finanzjarju
 
Mr Vincent Cassar
Ministeru għall-Affarijiet Barranin,
331, Allied House
St. Paul Street,
Valletta - VLT 1211
Tel: (+356) 2204 2266
Fax: (+356) 21 237 020
 
L-immaniġġjar finanzjarju jikkonsisti f’proċessi fejn:
 
1.    Jiġi ikkompilat stima tal-baġit finanzjarju għal dan il-Ministeru li jirrifletti in-nefqa rikurrenti, in-nefqa kapitali kif ukoll id-dħul minn dan il-Ministeru.
2.    Amministrazzjoni u moniteraġġ ta’ kif qed issir in-nefqa tal-baġit allokat.  Dan il-proċess isir b’konsultazzjoni u kooperazzjoni sħiħa mal-Ministeru għall-Finanzi sabiex jinstabu soluzzjonijiet jew jingħataw awtoriżżazzjonijiet meħtieġa skont il-każ.
3.      Jingħata parir finanzjarju fit-twettiq ta’ proġetti u programm ta’ ħidma ta’ dan il-Ministeru.
4.      Sorveljanza u twettieq tal-proċessi ta’ xiri.
5.      Moniteraġġ tal-aspetti finanzjarji kollha tal-Ambaxxati Maltin.
​​​​​​​​
Indirizz
Ministeru għall-Affarijiet Barranin
u Promozzjoni tal-Kummerċ
Palazzo Parisio
Triq Il-Merkanti
Valletta, VLT 1171
Malta
Telefon
2124 2191
Fax
2123 6604
Email